Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om meteen alles aan te zetten: intake, planning, onderhoudscontracten, legionellabeheer en dashboards tegelijk. Bij een klimaatbedrijf werkt dat averechts, omdat de planning van de seizoenspiek pas waarde heeft als vaste onderhoudscontracten al een eigen, beschermde plek in diezelfde planning hebben. Begin je andersom, dan verdringt de drukte van nieuwe installaties het onderhoud waarvoor klanten al jaren betalen, en dat merk je pas als er een storing komt.
Daarom beginnen de meeste klimaatbedrijven met intake, offertes en de planning die seizoenspiek en vaste contracten naast elkaar zet. Draait dat een paar weken stabiel, dan bouwen we door naar onderhoudscontracten en legionellabeheer, en pas daarna storingsanalyse en marge-analyse, omdat die leunen op een compleet en actueel installatiedossier.
De modulesets voor een klimaatbedrijf
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: intake, offerte en installatieplanning
De kern voor elk klimaatbedrijf: een capaciteitsberekening die de basis vormt voor de offerte, en een planning die seizoenspiek en vaste contracten naast elkaar zet.
Onderhoud en beheersplannen
Voor het periodieke onderhoud van ventilatie, comfortkoeling en koeltorens dat het hele jaar door blijft lopen, ook tijdens de installatiedrukte.
Geld: facturatie en marge
Installaties en onderhoudscontracten kennen elk hun eigen ritme, maar moeten wel dezelfde marge-inzage opleveren.
Garantie en storingen
Voor het moment dat een klant klaagt over een ruimte die niet koel wordt, of een filter dat aan vervanging toe is.
Wat elke module doet voor klimaat- en airco-installateurs
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een klimaatbedrijf betekent |
|---|---|---|
| Productconfigurator | Sales & Offertes | Stelt de offerte samen op basis van de benodigde koel- of ventilatiecapaciteit en het gekozen unittype, met de opstelplek als uitgangspunt voor de geluidscheck. |
| Offertes met e-handtekening | Sales & Offertes | De klant tekent digitaal voor de gekozen configuratie, prettig tijdens de zomerpiek waarin snelheid telt. |
| Projectplanning | Projecten & Uren | Houdt de capaciteitsplanning voor nieuwe installaties bij, zodat een zomerpiek zichtbaar wordt voordat je toezeggingen doet die je niet waarmaakt. |
| Buitendienstplanning | Service & Buitendienst | Zet nieuwe installaties en vaste onderhoudsmomenten naast elkaar, zodat de een niet ten koste gaat van de ander tijdens drukte. |
| Servicecontracten | Service & Buitendienst | Legt per klant het onderhoudsinterval voor ventilatie, comfortkoeling of koeltorens vast, inclusief afwijkende afspraken per gebouw. |
| Onderhoudsplanning | Service & Buitendienst | Plant periodiek onderhoud en legionellacontroles automatisch in op basis van het beheersplan, los van de installatiedrukte. |
| Meterstanden & inspecties | Service & Buitendienst | Registreert CO2-waarden, ventilatiedebiet en legionellacontroles met datum en uitkomst, direct terug te vinden bij een volgende controle. |
| Werkbonnen-app | Service & Buitendienst | Het team registreert op locatie installatie of onderhoud, met foto's en instellingen als bewijs bij oplevering. |
| Terugkerende facturen | Facturatie & Betalingen | Factureert onderhoudscontracten periodiek en automatisch, zodat je administratie zich kan richten op de losse installatieopdrachten. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Factureert nieuwe installaties los van de lopende onderhoudscontracten, herleidbaar naar de oorspronkelijke offerte. |
| Kostenplaatsen & -dragers | Financieel & Boekhouding | Maakt van elk contract en elke installatie een kostendrager, zodat je ziet welk type werk structureel beter rendeert. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Toont capaciteit tijdens de seizoenspiek, openstaand onderhoud en marge per contract op één scherm. |
| Garantiebeheer | Service & Buitendienst | Legt per installatie unittype, montagedatum en instellingen vast, nodig om een klacht over onvoldoende koeling te beoordelen. |
| Storingsregistratie | Service & Buitendienst | Vangt storingsmeldingen op met gebouw, unit en klachtomschrijving, direct zichtbaar voor de monteur die wordt ingepland. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Signaleert voordat het certificaat van een monteur voor het werken met koudemiddelen in kleinere klimaatinstallaties verloopt. |
| Storingsanalyse | Service & Buitendienst | Herkent gebouwen of units met terugkerende storingen, zodat je een structureel probleem aankaart in plaats van steeds hetzelfde symptoom te verhelpen. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een klimaatbedrijf, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een klimaatbedrijf, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules meteen afnemen?
Nee. De meeste klimaatbedrijven starten met intake, offertes en planning, en breiden daarna uit met onderhoudscontracten en legionellabeheer.
Is legionellabeheer alleen nodig als we koeltorens onderhouden?
Meestal wel, omdat dat beheersplan specifiek voor koeltorens geldt. Werk je alleen met comfortkoeling en ventilatie zonder koeltorens, dan kun je die module later toevoegen als je klantenbestand uitbreidt.
Wat als een module niet goed past bij hoe wij installaties en onderhoud plannen?
Dan richten we velden, prioriteiten en checklists tijdens de implementatie in op jouw seizoenspatroon. Is er iets dat structureel afwijkt, dan bouwt je consultant daarvoor een aparte module.
Is uitbreiden met een nieuwe module later een grote klus?
Nee, die module gebruikt de klanten en installaties die al in het systeem staan. Je betaalt uitsluitend voor de uren die nodig zijn om die ene module in te richten.