Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding bestaat om meteen configurator, inkoop, installatieplanning, garantiebeheer en klantportaal tegelijk aan te zetten. Bij een keukenzaak is dat riskant, omdat het hele traject staat of valt met één moment: het ontwerpakkoord waarop de klant tekent. Wordt dat moment niet als eerste goed ingericht, dan bouwen alle latere stappen, van fabrieksorder tot installatieplanning, voort op een tekening waarvan niemand zeker weet of het de laatste versie is. Eerst het ontwerp en het akkoord kloppend krijgen, is bij deze branche geen overbodige zorgvuldigheid maar de kern van de zaak.
Daarom richten we eerst de configurator, het digitale ontwerpakkoord en de verkooporder in. Zodra die betrouwbaar draaien, sluiten we inkoop bij de fabriek en de installatieplanning aan, en pas daarna garantiebeheer, het klantportaal en marge-inzicht. Die volgorde volgt het traject van de klant: eerst het ontwerp geborgd, dan de rest eromheen.
De modulesets voor een keukenzaak
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: ontwerp, akkoord en order
De kern voor elke keukenzaak: een configurator die het ontwerp vastlegt en een digitaal akkoord dat een tekening bindend maakt voordat de bestelling de deur uitgaat.
Inkoop en onderdelen
De bestelling bij de fabriek moet exact overeenkomen met het goedgekeurde ontwerp, en onderdelen moeten traceerbaar binnenkomen.
Installatie en oplevering
Eigen monteurs en onderaannemers moeten in dezelfde planning staan, en de oplevering vraagt om een vaste manier van afronden.
Facturatie en nazorg
Aanbetaling en slotfactuur moeten kloppend op elkaar aansluiten, en garantievragen na oplevering horen ergens terecht te komen.
Wat elke module doet voor keuken- en badkamerzaken
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een keukenzaak betekent |
|---|---|---|
| Productconfigurator | Sales & Offertes | Kasten, werkblad, apparatuur en kleuren worden foutloos samengesteld tot een 3D-ontwerp, met elke aanpassing bewaard als aparte, gedateerde versie. |
| Offertes met e-handtekening | Sales & Offertes | De klant tekent digitaal voor akkoord op één specifieke versie van het ontwerp, waardoor het moment waarop een tekening bindend wordt ondubbelzinnig vastligt. |
| Verkooporders | Sales & Offertes | Het goedgekeurde ontwerp wordt in één stap de order, met artikelcodes die rechtstreeks uit de tekening komen in plaats van handmatig overgetypt. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Ontwerptraject, ontwerpakkoord, bestelling en installatiedatum staan bij elkaar, zodat een medewerker een klant die belt over de status meteen kan helpen. |
| Inkooporders | Inkoop & Leveranciers | Bestellingen bij de fabriek worden bewaakt op levertijd per onderdeel, zodat de installatiedatum pas wordt bevestigd als alles daadwerkelijk onderweg of binnen is. |
| Leveranciersbeheer | Inkoop & Leveranciers | Afspraken met keukenfabrikanten, inclusief gemiddelde levertijd per artikelgroep, geven een realistische planning in plaats van een slag in de lucht. |
| Voorraadreserveringen | Voorraad & Magazijn | Onderdelen worden bij ontvangst gereserveerd voor het specifieke project, zodat ze niet per ongeluk aan een andere installatie worden toegewezen. |
| Realtime voorraadniveaus | Voorraad & Magazijn | Showroommodellen en onderdelen in het magazijn zijn actueel zichtbaar, zodat een verkocht toonkeuken niet per ongeluk nog een keer wordt aangeboden. |
| Buitendienstplanning | Service & Buitendienst | Eigen monteurs en vaste montagebedrijven staan in dezelfde planning, ingepland op basis van ervaring met het type keuken en of alle onderdelen al binnen zijn. |
| Checklists ter plaatse | Service & Buitendienst | Een vaste installatiechecklist voorkomt dat een monteur onder tijdsdruk een controlepunt overslaat, zoals het waterpas zetten van kasten of het aansluiten van apparatuur. |
| Foto- & handtekeningregistratie | Service & Buitendienst | Bij oplevering worden foto's gemaakt en tekent de klant voor akkoord op de restpuntenlijst, zodat discussie achteraf gaat over vastgelegd beeld in plaats van een woord-tegen-woordsituatie. |
| Projectplanning | Projecten & Uren | Van ontwerp tot oplevering doorloopt elk traject dezelfde fases, zodat in één oogopslag zichtbaar is welke keukens wachten op onderdelen en welke klaarstaan voor installatie. |
| Vooruitfacturatie | Facturatie & Betalingen | Aanbetaling en slotfactuur worden correct verwerkt en aan elkaar gekoppeld, zodat bij oplevering meteen duidelijk is wat de klant nog moet betalen. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Zodra de restpuntenlijst is afgetekend, wordt de slotfactuur automatisch klaargezet met de eerdere aanbetaling erop verrekend, zodat de administratie niet handmatig hoeft na te rekenen wat er nog openstaat. |
| Garantiebeheer | Service & Buitendienst | Garantietermijnen per kast, werkblad en apparaat worden bewaakt, zodat bij een melding na oplevering meteen duidelijk is of het onder garantie valt. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | De klant volgt zelf de status van ontwerp, bestelling en installatie, en vindt de ondertekende restpuntenlijst terug zonder daarvoor te hoeven bellen. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een keukenzaak, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een keukenzaak, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met installatieplanning of met de configurator?
De meeste keukenzaken starten met de configurator, het ontwerpakkoord en de order, omdat daar elk traject mee begint. Installatieplanning en garantiebeheer sluiten daar in een tweede fase op aan.
Kan de configurator ook voor badkamers gebruikt worden naast keukens?
Ja, badkamers lopen via dezelfde ontwerp- en akkoordstructuur, met eigen opties voor sanitair, tegelwerk en leidingwerk in plaats van kasten en werkblad.
Werkt hetzelfde systeem bij meerdere showroomvestigingen?
Ja. Elke vestiging houdt een eigen showroomvoorraad en agenda, maar ontwerptrajecten, bestellingen en garantiegegevens zijn centraal in te zien.
Kunnen we garantie- en servicebeheer later toevoegen als we eerst willen starten met verkoop?
Ja. Garantiebeheer sluit aan op dezelfde klant- en ordergegevens zodra die eenmaal draaien, dus je kunt beginnen met configurator en order en deze module in een tweede fase toevoegen.