Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om ticketbeheer, werkplekregistratie, licenties, facturatie en compliance in één keer aan te zetten. Bij een IT-dienstverlener werkt dat averechts, omdat engineers midden in de dagelijkse storingsafhandeling weinig ruimte hebben om vijf nieuwe schermen tegelijk te leren kennen. Zet je alles ineens aan, dan noteert het team tickets straks weer los in een chatkanaal omdat het systeem in de weg zit, en ben je verder van bewezen responstijden dan waar je begon.
Daarom richten we eerst in wat elke dag terugkomt: servicecontracten met hun responstijd en het ticketsysteem daaromheen. Draait dat een aantal weken stabiel, dan sluiten we werkplekregistratie, licentiebeheer en de bredere rapportages over marge per klant aan, want die zijn pas nuttig als de ticketstroom eronder klopt.
De modulesets voor een IT-dienstverlener
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: servicecontracten en tickets
Dit is de kern van elke MSP. Zonder een contract met reactietijd per klant en tickets die daarop worden geprioriteerd, is elke responstijdafspraak vrijblijvend.
Werkplekken en licenties
Voor het bijhouden van beheerde werkplekken per klant en de licenties die je namens hen inkoopt en doorverkoopt.
Geld: facturatie en marge
Zodat contract, werkplek en licentie samen in de facturatie landen en je per klant ziet wat er overblijft.
Beveiliging en compliance
Voor MSP's die aantoonbaar willen maken dat toegang tot klantsystemen en gegevens beheerst verloopt.
Wat elke module doet voor it-dienstverleners en msp's
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een IT-dienstverlener betekent |
|---|---|---|
| Servicecontracten | Service & Buitendienst | Elk contractniveau, van brons tot goud, staat met de bijbehorende responstijd en gedekte diensten vast bij de klant, als basis voor alles wat via een ticket binnenkomt. |
| Ticketsysteem | Communicatie & Klantservice | Meldingen komen gestructureerd binnen en worden automatisch gekoppeld aan het servicecontract van de klant, zodat prioriteit geen kwestie van gevoel is. |
| SLA-bewaking | Communicatie & Klantservice | Reactietermijnen per contract worden bewaakt met een escalatie voordat de afgesproken responstijd wordt overschreden. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Contractniveau, werkplekken, licenties en ticketgeschiedenis van een klant staan bij elkaar, in plaats van verspreid over losse systemen. |
| Installatiebeheer | Service & Buitendienst | Elke beheerde werkplek bij een klant staat met historie en onderdelen geregistreerd, zodat je precies weet wat er per stuk per maand wordt gefactureerd. |
| Leveranciersbeheer | Inkoop & Leveranciers | Softwareleveranciers waarvan je licenties doorverkoopt, staan met hun voorwaarden en inkoopprijzen centraal, als basis voor de marge die je berekent. |
| Abonnementsfacturatie | Facturatie & Betalingen | Wijzigt het aantal werkplekken of licenties van een klant, dan wordt dat pro rata verrekend in plaats van pas bij de volgende volledige factuurronde. |
| Terugkerende facturen | Facturatie & Betalingen | De vaste contractprijs per klant gaat maandelijks automatisch de deur uit, samen met het actuele aantal werkplekken en licenties van die maand. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Looptijd, opzegtermijn en contractniveau per klant worden bewaakt, met een signaal ruim voordat een contract stilzwijgend verlengt of afloopt. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Losse projecten naast het lopende servicecontract, zoals een migratie of uitbreiding, worden apart gefactureerd van de vaste maandelijkse dienstverlening. |
| Kostenplaatsen & -dragers | Financieel & Boekhouding | Inkoopkosten van licenties en werkplekken worden per klant geboekt, zodat marge per contract zichtbaar wordt in plaats van te verdwijnen in een totaalcijfer. |
| Projectwinstgevendheid | Projecten & Uren | Bij projecten naast het servicecontract, zoals een netwerkupgrade, zie je gewerkte uren tegen de offerteprijs voordat het project de deur uit gaat. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Eén scherm met openstaande tickets per prioriteit, resterende responstijd en marge per klant, zonder dat een teamleider dat handmatig optelt. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Toegang tot klantsystemen en de bijbehorende persoonsgegevens wordt afgeschermd per rol, met verzoeken van klanten gestructureerd afgehandeld. |
| API-sleutelbeheer | Beheer & Compliance | Sleutels en toegang tot klantomgevingen worden per medewerker uitgegeven en direct ingetrokken bij uitdiensttreding, in plaats van los bewaard. |
| ISO-checklists | Beheer & Compliance | Ondersteunende checklists voor een ISO 27001-traject houden bij welke beveiligingsmaatregel al is doorgevoerd en welke nog openstaat. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een IT-dienstverlener, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een IT-dienstverlener, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules tegelijk afnemen?
Nee. De meeste IT-dienstverleners beginnen met servicecontracten, ticketbeheer en SLA-bewaking. Licentiebeheer, werkplekfacturatie en uitgebreide compliance-modules sluiten vaak in een tweede fase aan.
Kunnen we licentiebeheer later toevoegen als we dat nu nog handmatig doen?
Ja. Leveranciersbeheer en abonnementsfacturatie sluiten aan op bestaande klanten en werkplekken, zonder dat je ticketbeheer en contracten opnieuw hoeft in te richten.
Wat als we ook projecten naast onze servicecontracten uitvoeren?
Projecten, zoals een migratie of uitrol van nieuwe apparatuur, lopen als aparte module naast de doorlopende servicecontracten, met een eigen offerte en facturatie.
Is er iets extra's nodig als we ook webdesign of marketing aanbieden naast IT-beheer?
Die diensten vragen een andere inrichting rond sprints of retainers dan een servicecontract met responstijden. Onze consultants adviseren of één gecombineerde inrichting past of dat een apart onderdeel logischer is.