Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Het is verleidelijk om calculatie, planning, materiaal, onderhoud en storingsdienst in één keer aan te zetten. In de installatiebranche werkt dat averechts, omdat je grootste groep gebruikers monteurs zijn die met een telefoon of tablet op een bouwplaats staan, vaak met werkhandschoenen aan en weinig tijd tussen twee klussen. Krijgen zij op dag één tien schermen en velden te zien waarvan de helft nog niet is ingericht, dan grijpen ze terug naar een appje of een papiertje in de bus, en dan klopt de registratie nooit meer. Daarom richten we eerst in wat elke dag geraakt wordt: het project, de uren en het materiaal.
Als calculatie, projectplanning en materiaalinkoop een aantal weken betrouwbaar draaien, voegen we revisieregistratie en het opleverdossier toe, want die zijn alleen bruikbaar als de onderliggende projectgegevens al kloppen. Storingsdienst, onderhoudscontracten en uitgebreide compliance-rapportages voor InstallQ of Wkb komen in de fase daarna, wanneer de basis niet meer de vraag is en het gaat om wat er bovenop komt.
De modulesets voor een installatiebedrijf
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: calculatie, projecten en materiaal
De kern voor elk installatiebedrijf: een project dat begint bij een kloppende calculatie, uren die op het juiste project belanden en materiaal dat op tijd bij de groothandel besteld wordt.
Uitvoering en oplevering
Wat een monteur op de bouwplaats vastlegt, is de basis voor het opleverdossier en de factuur. Zonder registratie ter plekke blijft dat achteraf uitzoekwerk voor de werkvoorbereiding.
Onderhoud en storingsdienst
Voor installatiebedrijven die naast projecten ook onderhoudscontracten en een storingsdienst draaien, met een eigen planning die niet botst met de projecten die al lopen.
Personeel, materieel en compliance
Monteurs met certificaten die moeten blijven kloppen, bussen vol gereedschap en meetapparatuur, en de audit die daar op enig moment achteraan komt bij InstallQ of een opdrachtgever.
Wat elke module doet voor installatiebedrijven
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een installatiebedrijf betekent |
|---|---|---|
| Bouw & installatie | Branchemodules | De branchemodule voor installatiebedrijven: calculaties, werkbonnen, materieel en projectbewaking in samenhang. Dit is het fundament waarop de andere modules aansluiten, van de eerste opname tot de nacalculatie na oplevering. |
| Projectplanning | Projecten & Uren | Elk installatieproject krijgt fases, taken en een deadline, gekoppeld aan de bouwplaats waar het werk plaatsvindt. Werkvoorbereiding en monteurs zien in één oogopslag welk project welke week aan de beurt is en welke onderdelen nog klaargezet moeten worden. |
| Uren op projecten | Projecten & Uren | Monteurs schrijven hun uren per project en fase, zodat gewerkte tijd niet in een verzamelpot belandt maar direct te herleiden is naar de bouwplaats waar het werk is verricht. Basis voor zowel de nacalculatie als de termijnfacturatie. |
| Nacalculatie projecten | Projecten & Uren | Begrote uren en materiaal tegenover wat er werkelijk in een project is gaan zitten, per project inzichtelijk zodra het is afgerond. Zo zie je welke calculaties structureel te krap zijn in plaats van dat pas de jaarcijfers een verlies laten zien. |
| Meerwerkregistratie | Projecten & Uren | Extra werk dat de klant tijdens de uitvoering vraagt, wordt op de bouwplaats vastgelegd en pas uitgevoerd na akkoord, in plaats van mondeling toegezegd en later vergeten. Meerwerk komt zo automatisch als aparte factuurregel terecht. |
| Inkooporders | Inkoop & Leveranciers | Materiaallijsten uit de calculatie gaan als inkooporder naar de technische groothandel, gekoppeld aan de startdatum van het project op de bouwplaats. Je ziet vooraf of een levering op tijd binnen is voordat een monteur er zonder materiaal staat. |
| Offerteaanvragen (RFQ) | Inkoop & Leveranciers | Bij grotere materiaalposten, zoals leidingwerk voor een utiliteitsproject, vraag je meerdere groothandels tegelijk een prijs op en vergelijk je levertijd en prijs voordat je een order plaatst. Dat scheelt marge op projecten waar materiaal een groot deel van de begroting is. |
| Werkbonnen-app | Service & Buitendienst | De monteur werkt op de bouwplaats vanaf een werkbon met de opdracht, het materiaal en eerdere aantekeningen, en tekent af wat er is gedaan. Geen losse briefjes meer die pas 's avonds in de administratie belanden en dan nog moeten worden overgetypt. |
| Foto- & handtekeningregistratie | Service & Buitendienst | Wat er in de meterkast of het leidingwerk is aangesloten, wordt met foto's vastgelegd en door de klant of de hoofdaannemer afgetekend. Bij een discussie over wat er wel of niet is opgeleverd, heb je bewijs in plaats van een woord tegen woord. |
| Servicecontracten | Service & Buitendienst | Onderhoudscontracten naast de projecten, met looptijd, dekking en het interval waarop een installatie gecontroleerd moet worden. Aflopende contracten worden tijdig gesignaleerd in plaats van stilzwijgend verlengd tegen een verouderd tarief. |
| Onderhoudsplanning | Service & Buitendienst | Periodiek onderhoud en herhalingskeuringen worden automatisch ingepland op basis van het interval per installatie, zodat een NEN 3140-keuring niet wordt vergeten tussen alle lopende projecten door en bij de klant op tijd wordt uitgevoerd. |
| Storingsregistratie | Service & Buitendienst | Storingsmeldingen komen binnen, worden geprioriteerd en toegewezen aan een monteur die op dat moment beschikbaar is, los van de planning van de lopende projecten. Zo weet je wie op storing staat en wie op een bouwplaats zit. |
| Installatiebeheer | Service & Buitendienst | Elke installatie bij de klant staat met type, bouwjaar, onderdelen en onderhoudshistorie geregistreerd. Bij een storing weet de monteur al voor vertrek wat er bij de klant hangt en welke onderdelen hij mee moet nemen. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Revisietekeningen, keuringsrapporten en garantiebepalingen komen automatisch bij het juiste project of de juiste installatie te staan, zodat een opleverdossier of consumentendossier voor de Wkb niet uit losse mappen hoeft te worden samengeraapt. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | VCA-certificaten, vakbekwaamheidsbewijzen en andere geldigheden per monteur worden bewaakt op vervaldatum, met een signaal ruim voordat iemand op een bouwplaats geweigerd wordt omdat een certificaat is verlopen. |
| Wagenparkbeheer | Wagenpark & Materieel | Bussen met kenteken, berijder en de bijbehorende kosten staan in één overzicht, samen met de keuringsdata van meetapparatuur die erin ligt. Zo weet je bij een controle op de bouwplaats dat het gereedschap in die bus gekeurd is. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een installatiebedrijf, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een installatiebedrijf, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules tegelijk afnemen?
Nee. De meeste installatiebedrijven starten met calculatie, projectplanning, materiaalinkoop en urenregistratie. Onderhoud, storingsdienst en uitgebreide compliance-rapportages volgen meestal in een tweede fase.
Wat als een module niet precies past bij onze werkwijze?
Dan passen we hem aan. Een module is een startpunt: velden, statussen en checklists worden bij de implementatie op jouw disciplines en jouw manier van werken gezet. Past er niets, dan bouwen we een maatwerkmodule.
Kunnen we later de storingsdienst toevoegen zonder alles opnieuw in te richten?
Ja. Storingsregistratie en onderhoudsplanning sluiten aan op de bestaande projecten, klanten en installaties. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van die modules, niet een nieuwe implementatie van de basis.
Is er verschil tussen een E-installatiebedrijf en een gecombineerd E&W-bedrijf?
De basis is hetzelfde: projecten, calculatie, materiaal en uren. Bij een gecombineerd bedrijf richten we de calculatie en de werkbonnen in op beide disciplines, zodat een combiproject niet als twee losse projecten hoeft te worden geadministreerd.