Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om planning, licentiebeheer, archief, facturatie en rapportages in één keer aan te zetten. Bij een fotografiebedrijf werkt dat averechts, omdat je vaak zelf, of met een klein team, tussen shoots en nabewerking door weinig tijd hebt om vijf nieuwe schermen te leren kennen. Zet je alles ineens aan vlak voor het hoogseizoen, dan noteer je licenties straks weer in een los Excelbestand omdat het systeem in de weg zit, en ben je verder van een sluitend archief dan waar je begon.
Daarom richten we eerst in wat elke opdracht nodig heeft: de shootplanning, het archief per klant en de nabewerkingsuren. Draait dat een aantal maanden stabiel, dan sluiten we licentiebeheer met verlengingssignalen en de bredere rapportages aan, want die zijn pas nuttig als de basis van planning en archief al klopt.
De modulesets voor een fotografiebedrijf
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: shoots, planning en levering
Dit is de kern van elk fotografiebedrijf. Zonder een centrale planning en archief per shoot blijft het risico op dubbele boekingen en zoekraken van bestanden bestaan.
Licenties en archief
Voor het bewaken van gebruiksrechten en het terugvindbaar houden van grote bestanden, ook jaren na de shoot.
Geld: facturatie en marge
Zodat aanbetaling, shootdag en nabewerkingsuren samen in de facturatie landen en je per opdracht ziet wat er overblijft.
Vooruitzicht en compliance
Voor bedrijven die willen zien welk type opdracht rendabel is en toestemmingen voor portfoliogebruik aantoonbaar willen vastleggen.
Wat elke module doet voor fotografen en videoproducenten
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een fotografiebedrijf betekent |
|---|---|---|
| Online afsprakenplanner | Agenda & Planning | Klanten of accountmanagers boeken een shoot in een centrale kalender, zodat een dubbele boeking op dezelfde datum meteen zichtbaar wordt in plaats van pas bij een telefoontje. |
| Bezettingsplanning | Agenda & Planning | Studioruimte, tweede fotograaf en apparatuur worden aan een shoot gekoppeld, zodat je in één oogopslag ziet wat er voor een opdracht nog geregeld moet worden. |
| Projectplanning | Projecten & Uren | Een opdracht met shoot, nabewerking en levering wordt als één geheel gepland, met een duidelijke levertermijn die naast andere lopende opdrachten zichtbaar blijft. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Eerdere shoots, geleverde beelden en actieve licenties van een klant staan bij elkaar, ook als een klant jaarlijks terugkomt voor een nieuwe reportage. |
| Bestandsdeling | Documenten & Workflow | Grote bestanden worden veilig gedeeld met klanten via een beveiligde link, zonder dat een mailbox vastloopt op videobestanden van tientallen gigabytes. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | De licentie die bij een levering hoort, met gebruiksomschrijving en looptijd, blijft gekoppeld aan de opdracht in plaats van los te bestaan in een e-mail. |
| Verlengingsbeheer | Sales & Offertes | Een aflopende gebruikslicentie geeft ruim van tevoren een signaal, zodat je een klant actief een verlenging kunt aanbieden in plaats van een gemiste kans te laten liggen. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Ruwe bestanden, geleverde selecties en de bijbehorende licentie per shoot staan centraal, terug te vinden ook jaren na de opdracht zelf. |
| Dataretentie | Beheer & Compliance | Bewaartermijnen voor beeldmateriaal met herkenbare personen worden per gegevenstype toegepast, zodat archivering aansluit op wat AVG-technisch is toegestaan. |
| Vooruitfacturatie | Facturatie & Betalingen | Een aanbetaling bij het boeken van een shoot wordt correct verwerkt en later verrekend met de einddeclaratie, in plaats van los te blijven staan. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Shootdag, nabewerkingsuren en een eventuele licentieverlenging worden samen op de factuur gezet, zodat niets van een opdracht wordt vergeten. |
| Uren op projecten | Projecten & Uren | Uren voor selecteren, bewerken en exporteren worden apart van de shootdag geschreven, zodat zichtbaar wordt welk type opdracht meer nabewerking vraagt dan begroot. |
| Projectwinstgevendheid | Projecten & Uren | Per opdracht zie je shoot- en nabewerkingsuren tegen de offerteprijs, zodat je weet welk type reportage bij een volgende klant anders geprijsd moet worden. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Verzoeken van een afgebeelde persoon om verwijdering of inzage van beeldmateriaal worden gestructureerd afgehandeld, met een bewaartermijn per shoot. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Eén scherm met lopende shoots, openstaande nabewerking en aflopende licenties, zonder dat je dat handmatig uit losse mappen hoeft te halen. |
| Sjablonenbeheer | Documenten & Workflow | Licentieovereenkomsten en toestemmingsformulieren voor portfoliogebruik worden in vaste sjablonen aangemaakt, in je eigen huisstijl en zonder steeds opnieuw op te stellen. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een fotografiebedrijf, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een fotografiebedrijf, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules tegelijk afnemen?
Nee. De meeste fotografiebedrijven beginnen met planning, klantbeheer en archief. Licentiebeheer, verlengingssignalen en uitgebreide rapportages sluiten vaak in een tweede fase aan.
Kunnen we licentiebeheer later toevoegen als we dat nu nog los bijhouden?
Ja. Contractbeheer en verlengingsbeheer sluiten aan op bestaande klanten en opdrachten, zonder dat je planning en archief opnieuw hoeft in te richten.
Wat als we naast fotografie ook video en livestreams aanbieden?
Dezelfde opdrachtstructuur werkt voor video, met eigen nabewerkingsuren en licentievoorwaarden per type product. Onze consultants kijken mee of één inrichting volstaat of dat een aparte lijn logischer is.
Is er iets extra's nodig voor evenementenfotografie met meerdere fotografen tegelijk?
Bij meerdere fotografen op één event voegen we bezettingsplanning met meerdere rollen toe, zodat elke fotograaf zijn eigen deel van de shoot en nabewerking apart kan bijhouden.