Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding bestaat om meteen nacalculatie, winstgevendheid per reis en uitgebreid documentbeheer aan te zetten naast de vaarplanning zelf. In de praktijk werkt dat averechts in de binnenvaart, omdat die cijfers pas kloppen als vaarplan, ladingregistratie en bunkerkosten al een tijd betrouwbaar worden vastgelegd. Reken je winstgevendheid per reis door op basis van een vaarplan dat zelf nog niet sluitend is, dan corrigeer je achteraf steeds dezelfde afwijkingen in plaats van de oorzaak aan te pakken.
Daarom richten we eerst de vaarplanning met waterstanden en sluistijden, de ladingregistratie per reis en het bemanningsdossier in. Draait dat een paar reizen lang betrouwbaar, dan volgen bunkerregistratie, nacalculatie en winstgevendheid per reis vanzelf, omdat de onderliggende gegevens al kloppen. Documentbeheer voor certificaten en vrachtbrieven voegen we toe zodra de dagelijkse vaart stabiel staat.
De modulesets voor een binnenvaartbedrijf
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: reizen, lading en vaarplan
De kern voor elk binnenvaartbedrijf: zonder een vaarplan dat waterstand, sluizen en lading combineert, is elke aankomsttijd een gok in plaats van een berekening.
Bemanning en vaarbevoegdheid
Vaarbewijzen, Rijnpatent en bemanningsvoorschriften moeten kloppen voordat een schip vertrekt, niet pas bij een controle onderweg op de rivier of een audit door een bevrachter.
Onderweg: bunkeren en documenten
Bunkerkosten en ladingdocumenten moeten bij de reis horen op het moment dat ze ontstaan, niet pas bij de jaarafsluiting maanden later, als niemand zich de details nog herinnert.
Geld: facturatie en marge per reis
Een reis is pas rendabel als bunker, sluisgeld en bemanningsuren tegen de vervoerde lading worden afgezet, per reis en niet gemiddeld over het hele jaar of het hele schip.
Wat elke module doet voor binnenvaart en scheepvaart
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een binnenvaartbedrijf betekent |
|---|---|---|
| Projectplanning | Projecten & Uren | Behandelt een reis als project met bevrachting, vaarplan, bunkering en lossing als fasen, zodat waterstand, sluistijden en bemanningswissel in samenhang worden gepland in plaats van los van elkaar op de brug bedacht. |
| Routeplanning | Logistiek & Transport | Zet de vaarroute uit met actuele waterstanden en sluistijden, zodat de verwachte aankomsttijd rekening houdt met wachttijd bij een sluis in plaats van uit te gaan van een vaste vaarsnelheid over de hele reis. |
| Batch- & lotregistratie | Voorraad & Magazijn | Legt per reis vast welke lading is ingenomen, met hoeveelheid, herkomst en eventuele bijzonderheden zoals gevaarlijke stoffen, zodat de lading herleidbaar blijft van bevrachting tot lossing bij de eindklant. |
| Voertuigvolgsysteem | Wagenpark & Materieel | Toont de actuele positie van het schip op de route, zodat een vertraging bij een sluis of door laag water direct zichtbaar is voor zowel de planning als de bevrachter die op de lossing zit te wachten. |
| Personeelsdossiers | HR & Personeel | Bevat vaarbewijs, Rijnpatent, dienstboekje en medische keuring per bemanningslid, met een signaal ruim voordat een van die documenten verloopt, zodat je nooit vertrekt met een niet-bevoegde bemanning aan boord. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Houdt de geldigheid van het certificaat van onderzoek per schip bij, met een waarschuwing ruim voor de volgende keuring, zodat een reis nooit start op een schip waarvan de keuring inmiddels is verlopen. |
| Roosterplanning | HR & Personeel | Plant bemanningswissels op een locatie die daadwerkelijk bereikbaar is en aansluit op het vaarschema, binnen de voorgeschreven rusttijd tussen twee diensten van dezelfde bemanning aan boord van het schip. |
| Urenregistratie | HR & Personeel | Legt vaar- en rusttijd per bemanningslid vast in het dienstboekje, zodat je bij een controle kunt aantonen dat de bemanningsvoorschriften zijn nageleefd, in plaats van dat achteraf te moeten reconstrueren. |
| Tankpassen & brandstof | Wagenpark & Materieel | Koppelt elke bunkerbeurt aan de juiste reis, met hoeveelheid, locatie en prijs, zodat brandstofkosten meteen meetellen in de kostprijs van precies díe reis in plaats van te verdwijnen in een jaargemiddelde. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Bewaart vrachtbrieven, laadlijsten en certificaten digitaal bij de reis, zodat die documentatie bij een controle of een overdracht aan de volgende schipper direct beschikbaar is, ook onderweg op het water. |
| Traceability | Productie & Planning | Volgt een lading van bevrachting tot lossing, inclusief eventuele overslag tussen schepen, zodat je bij een vraag over herkomst of bestemming het antwoord direct hebt in plaats van in mappen te zoeken. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Stelt de factuur op basis van vervoerde hoeveelheid en afgesproken tarief per reis, inclusief eventuele toeslagen voor wachttijd bij sluizen of extra bunkerkosten door een omweg onderweg naar de loshaven. |
| Kostenplaatsen & -dragers | Financieel & Boekhouding | Maakt elke reis een eigen kostendrager, zodat bunker, sluisgeld en bemanningsuren tegen de opbrengst van precies díe reis worden gezet in plaats van tegen het schip als geheel over het volledige boekjaar. |
| Projectwinstgevendheid | Projecten & Uren | Laat per reis en per bevrachter zien wat er werkelijk is verdiend, zodat je bij de volgende offerte voor eenzelfde traject een realistische prijs neerlegt in plaats van zomaar de vorige prijs te herhalen. |
| Nacalculatie projecten | Projecten & Uren | Zet de begrote kosten van een reis af tegen de werkelijke uitgaven aan bunker, sluisgeld en bemanning, zodat je precies ziet welk traject structureel duurder uitvalt dan de offerte ooit had voorspeld. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een binnenvaartbedrijf, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een binnenvaartbedrijf, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we meteen alle bemanningsvoorschriften digitaal vastleggen?
De meeste binnenvaartbedrijven starten met vaarplanning, ladingregistratie en de basis van het bemanningsdossier, en breiden uit naar volledige vaartijdregistratie zodra dat proces aan boord ingesleten is.
Is er verschil in inrichting tussen de Rijnvaart en binnenlandse trajecten?
Ja, de Rijnvaart vraagt om een Rijnpatent en extra sluisinformatie over de grens, terwijl binnenlandse trajecten met minder velden toe kunnen. Beide lopen in dezelfde vaarplanning, met een eigen inrichting per traject.
Kunnen we later een module voor overslag of eigen laad- en losplaats toevoegen?
Ja, dat sluit aan op dezelfde ladingregistratie en reisplanning. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van de nieuwe module, zonder dat bestaande reizen opnieuw ingericht hoeven te worden.
Wat als onze bemanning met verschillende vaarbewijzen en patenten vaart?
Elk bemanningslid krijgt zijn eigen vaarbewijs, patent en geldigheidsdata in het dossier, zodat de planning alleen bemanning inzet die volgens die documenten daadwerkelijk bevoegd is voor het traject van die reis.