Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Alles tegelijk aanzetten werkt slecht bij bedrijfsmatig vastgoed, omdat een deal maanden onderweg is en in die tijd door meerdere handen gaat: van de adviseur die het eerste contact legt tot de collega die de contractonderhandeling afrondt. Zet je pipeline, contractbeheer, taxatiedossiers en forecasting allemaal tegelijk aan, dan verdwijnt de aandacht voor de fase waar een deal nu daadwerkelijk in zit. Daarom bouwen we eerst de pipeline en de dossiervorming, en pas daarna de rest.
Eerst richten we de pipeline, relatiebeheer en documentbeheer in, want dat raakt elk traject vanaf het eerste contact. Draait dat stabiel, dan volgen contractbeheer met indexering en incentives, de courtagefacturatie in termijnen en de forecasting, want die bouwen voort op panden en relaties die al goed vastliggen.
De modulesets voor een bedrijfsmakelaar
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: panden, pipeline en relaties
Een lang traject vraagt om een pipeline die elke fase bijhoudt en zicht op de organisatie en de beslissers achter een huurder of koper.
Contract: huur, indexering en incentives
Zodra er een akkoord ligt, moeten indexering, incentives en verlengingsmomenten helder vastliggen.
Geld: courtage in termijnen en forecasting
Grote deals lopen soms maanden door, met courtage die in termijnen wordt gefactureerd en een pijplijn die je moet kunnen doorrekenen.
Kwaliteit, erkenning en groei
Als de dagelijkse trajecten stabiel lopen, komen brancheerkenning en het herkennen van de beste leadbronnen aan bod.
Wat elke module doet voor bedrijfsmakelaars
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een bedrijfsmakelaar betekent |
|---|---|---|
| Makelaardij | Branchemodules | De branchemodule zelf: objectbeheer met bezichtigingen en transactiedossiers, hier ingericht op de langere trajecten van bedrijfsmatig vastgoed. |
| Pipelinebeheer | CRM & Relatiebeheer | Een deal doorloopt fases van eerste contact tot ondertekening, en de pipeline toont in welke fase elk traject vastzit en waar het al weken stilstaat. |
| Relatiehiërarchie | CRM & Relatiebeheer | Bij een huurder of belegger met een moeder-dochterstructuur zie je wie binnen de organisatie daadwerkelijk beslist, in plaats van te onderhandelen met de verkeerde contactpersoon. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Huurders, kopers en beleggers hebben één dossier met eerdere transacties en lopende contracten, zodat een collega een traject kan overnemen zonder alles opnieuw uit te zoeken. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Taxatierapporten, plattegronden en correspondentie horen bij het pand en zijn direct terug te vinden zodra een geldverstrekker of eigenaar erom vraagt. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Indexeringsclausules, incentives en verlengingsopties per huurcontract staan centraal bewaakt, met een signaal op de jaarlijkse indexeringsdatum. |
| Verlengingsbeheer | Sales & Offertes | Ruim voor het einde van een huurtermijn krijg je een signaal, zodat je op tijd met de huurder over verlenging kunt praten of een opvolger kunt zoeken. |
| Contractenkluis | Documenten & Workflow | Alle lopende huur- en koopovereenkomsten staan met eigenaar, looptijd en alerts centraal, in plaats van verspreid over persoonlijke mappen. |
| Digitale handtekeningen | Documenten & Workflow | Intentieverklaringen en definitieve overeenkomsten worden rechtsgeldig digitaal ondertekend, ook als partijen zich niet op dezelfde locatie bevinden. |
| Termijnfacturatie | Facturatie & Betalingen | Courtage die in termijnen is afgesproken, bijvoorbeeld bij ondertekening en bij ingebruikname, wordt automatisch op de juiste momenten gefactureerd. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Bij een volledige verkooptransactie gaat de courtagefactuur automatisch de deur uit zodra de transactie is afgerond. |
| Salesforecasting | Sales & Offertes | Op basis van de fase waarin lopende deals zich bevinden, krijg je een inschatting van welke courtage-omzet de komende maanden binnenkomt. |
| Salesdashboard | Sales & Offertes | Scores, doorlooptijd per fase en het aantal deals dat vastloopt staan op één scherm, zodat je tijdig kunt bijsturen op een traject dat te lang blijft hangen. |
| Keurmerkenbeheer | Kwaliteit & Certificering | Erkenning bij een brancheorganisatie voor bedrijfsmatig vastgoed en de verplichte nascholing per adviseur worden bewaakt op vervaldatum. |
| Leadbron-analyse | Marketing & Groei | Zichtbaar wordt of nieuwe huurders via een portal, een makelaarsnetwerk of een eigen aanbeveling binnenkomen, zodat je weet waar je acquisitietijd het meeste oplevert. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Eén scherm met panden in portefeuille, verhuurd oppervlak en de gemiddelde doorlooptijd van een deal, in plaats van dat handmatig te moeten optellen. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een bedrijfsmakelaar, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een bedrijfsmakelaar, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Wat als we eerst maar één onderdeel willen proberen?
Nee. De meeste bedrijfsmakelaars starten met de pipeline, relatiebeheer en het documentbeheer. Contractbeheer met indexering en de forecasting volgen vaak in een tweede fase.
Wat als een module niet aansluit op onze manier van onderhandelen?
Dan wordt hij aangepast, en als dat niet lukt komt er een maatwerkmodule. Modules geven de structuur, jouw werkwijze bepaalt de invulling.
Als we over een half jaar meer nodig hebben, moet dan alles overnieuw?
Ja. Een nieuwe module wordt aangesloten op je bestaande panden, relaties en contracten. Alleen het inrichten van dat ene onderdeel kost nog uren.
Is er iets specifiek voor beleggingstransacties naast verhuurbemiddeling?
Beleggingstransacties lopen via dezelfde pipeline, met een eigen dossiertype voor rendementscijfers en taxatierapporten die bij een verkoop aan een belegger horen.